Datenschutz im Bauhandwerk & in der Logistik: Warum jetzt handeln?

Der jüngste Datenschutzvorfall bei der DATEV hat eindrucksvoll verdeutlicht, wie verwundbar selbst große Unternehmen sind. Doch gerade Bauunternehmen und Logistikbetriebe, die täglich mit personenbezogenen Daten arbeiten, sind einem erhöhtem Risiko ausgesetzt: mobile Geräte auf Baustellen, Fahrer- und Lieferdaten, Projektlisten, Fotos, Subunternehmerdaten – alles potenzielle Schwachstellen. Was der DATEV passiert ist, kann jederzeit jedem Unternehmen oder in der Logistik passieren. Und das oft schon durch kleine Unachtsamkeiten.

Welche Bereiche umfasst der Datenschutz?

Der Bereich des Datenschutzes und der Datenverarbeitung ist sehr weit gefächert. Im rechtlichen Sinne sind hier alle Tätigkeiten zu berücksichtigen, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Dazu gehören:

• Die Erfassung und das Sammeln von personenbezogenen Daten,
• Die Speicherung von personenbezogenen Daten in elektronischer oder physischer Form, beispielsweise Papierformulare 
• Die Verarbeitung und Strukturierung von Daten, um sie für bestimmte Zwecke zu verwenden, zum Beispiel Angebotserstellung, Terminplanung, Rechnungsstellung, Zustellung von Waren, Avisierung und Nachverfolgung von Sendungen
• Die Bearbeitung von Daten, um sie zu aktualisieren oder zu korrigieren, wie zum Beispiel Koordination von Baustellen, Abstimmung von Gewerken und Terminänderungen, effiziente Planung von Touren und Schichten 
• Das Abrufen bestimmter Daten aus einem System für interne Zwecke. Mitarbeiterdaten wie z.B. für Lohnabrechnung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung und Einsatzplanung 
• Die Verwendung von personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Zweck, z.B. Fotos oder Protokolle mit personenbezogenen Daten für die Erfüllung von Nachweis- und Gewährleistungspflichten
• Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte, 
• Die Löschung/Vernichtung von personenbezogenen Daten.

Damit hat fast jeder Beschäftigte in einem Unternehmen Berührungspunkte mit dem Thema Datenschutz beziehungsweise Datenverarbeitung. Diese Verwendung der Daten muss mit den aktuellen Datenschutzbestimmungen erfolgen. 

Datenschutz und DSGVO

Die DSGVO ist die sogenannte Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union. Nach dieser gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, als personenbezogene Daten. Darunter fallen zunächst offensichtliche Informationen, wie

• Name
• Geburtsdaten
• Adresse 

Welche Daten im Detail bereits unter die DSGVO fallen, kann schnell unterschätzt werden. Dazu gehören nicht nur Name oder Adresse, sondern auch:

• Telefonnummern auf Baustellenlisten 
• GPS-Daten von Fahrzeugen
• Unterschriften auf Lieferscheinen
• Fotos von Baustellen (z. B. mit Privatbereichen oder Personen) 
• E-Mail-Korrespondenz mit Kunden
• IP-Adressen mobiler Geräte 
• KFZ-Kennzeichen 
• Personal- und Bewerberdaten

Die DGSVO legt hierbei strenge Regeln und Grundsätze für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten fest, um die Privatsphäre von betroffenen Personen zu schützen. Hierbei ist einer der wichtigsten Aspekte, dass Personen selbst darüber entscheiden können, welche persönlichen Informationen über sie gesammelt, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden. 

Gerade im Bauhandwerk und der Logistik entstehen diese Daten täglich - oft im schnellen Alltagsgeschäft und auf vielen verschiedenen Geräten. 

Typische Datenschutzrisiken in Bau & Logistik 

Die DSGVO spricht von "Verarbeitung". Diese findet an viel mehr Stellen statt, als vielen bewusst ist. Daher sind folgende typischen Risiken zu betrachten:

Im Bauhandwerk: 

• Verlust unverschlüsselter Smartphones/Tablets auf Baustellen 
• Fotos für Dokumentationen, auf denen Personen oder Privaträume zu sehen sind 
• Bauakten mit personenbezogenen Daten, die offen herumliegen
• Messenger-Kommunikation mit Subunternehmern oder Kunden

In der Logistik: 

• Fahrerlisten mit personenbezogenen Daten 
• Tracking Systeme (GPS) → personenbezogen! 
• Lieferbelege mit Unterschriften, die ungeschützt transportiert werden 
• Unverschlüsselte Geräte in Fahrzeugen 
• Offene Transportpapiere im Fahrerhaus

Jede dieser Situationen kann zu einem Datenschutzvorfall führen.

Welche rechtlichen Konsequenzen und Maßnahmen gibt es bei Verletzung des Datenschutzes? 

Eine Verletzung des Datenschutzes kann bewusst oder unbeabsichtigt erfolgen. Gehen beispielsweise Laptops, Mobiltelefone, andere Geräte oder Datenträger mit gespeicherten personenbezogenen Daten verloren, besteht das Risiko einer Datenschutzverletzung. Erhöht wird dieses Risiko, wenn die gestohlenen Geräte nicht verschlüsselt sind und ungeschützt in die Hände Unberechtigter gelangen können. Weitere Risiken können auftreten, wenn nicht befugte Mitarbeiter Zugriff auf die Daten erhalten, unsichere Leitungsnetze bei der Datenübertragung verwendet werden oder Arbeitsrechner nicht passwortgeschützt sind. Auch eine kurze Abwesenheit von Arbeitsplatz und die Nicht-Sperrung des Arbeitsrechners kann ein Risiko darstellen. Die Liste lässt sich noch beliebig fortsetzen. 

Bei Fehlern drohen nicht nur Bußgelder, sondern auch Imageverlust und Vertrauensprobleme - ein enormer Schaden für Handwerks- und Logistikbetriebe.

Wie Unternehmen Datenschutz im Alltag sicherstellen können

Damit Daten im Betriebsalltag geschützt bleiben, gilt: 

• Transparente Information über Zweck & Verarbeitung 
• Nutzung sicherer Geräte und Netzwerke 
• Klare Zugriffsrechte und Passwortrichtlinien 
• Sensibilisierung für Gefahren (z. B. beim Fotografieren, Weiterleiten, Speichern) 
• Regelmäßige Überprüfung aller Prozesse 
• Und vor allem: jährliche Pflichtunterweisung aller Beschäftigten

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